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Secrétaire de direction

Ministère de l'Agriculture, de l'Agroalimentaire, et de la Forêt Direction départementale des territoires du Puy-de-Dôme

Secrétaire de direction

 

Localisation géographique du poste : 7 rue Léo Lagrange - 63033 Clermont-Ferrand Poste vacant

Présentation de l’environnement professionnel

La DDT du Puy-de-Dôme est composée de 7 services, d’une mission et de 3 agences territoriales. Objectifs du poste Assurer le secrétariat du directeur et du directeur adjoint de la DDT, ainsi que celui du secrétaire général.

Description des missions à exercer ou des taches à exécuter

Ø Réception/accueil (téléphonique et physique) des interlocuteurs de la direction et du secrétariat général Ø Réception, tri et diffusion de l'information (courrier, messageries …)

Ø Enregistrement des courriers sensibles dans le logiciel « suivi du courrier » ; classement et archivage informatique et papier

Ø Suivi des courriels dans le cadre de la charte Marianne

Ø Gestion des agendas des directeurs et du secrétaire général

Ø Relais/information entre les directeurs et les services et entre le secrétariat général et les chefs de bureau Ø Suivi des courriers à la signature du Préfet ou du SG Préfecture

Ø Participation à la préparation de réunions/commissions avec éventuellement conception et mise en forme de documents Ø Coordination des services pour le montage de dossiers spécifiques

Ø Mise en forme des courriers, notes, divers documents

Ø Réalisation du planning annuel des permanences de la DDT et son application

Ø Faire connaître et vérifier l'application des principes de rédaction administrative (présentation, formules de politesse …) Participation au Codir et mise en ligne des comptes-rendus

Ø Organisation des réunions des secrétaires, avec rédaction des comptes-rendus et mise en ligne sur l’intranet Ø Mise à jour de la liste des interlocuteurs DDT et mémento

Ø Préparation des ordres de mission et calcul des frais de remboursement de déplacements des directeurs Ø Intendance et commande de fournitures Champ relationnel du poste

Ø Relations internes : L’ensemble des services de la DDT et les services régionaux (DRAAF et DREAL).

Ø Relations externes : Préfecture, Sous-Préfectures, les Ministères, les différentes administrations, les parlementaires, les maires, les particuliers …..

Compétences liées au poste

Savoirs

Ø Connaître les services de la DDT et leurs missions ainsi que l’environnement externe de la DDT : Ministères, Préfecture, collectivités …,

Ø Utilisation des logiciels bureautiques,

 Ø Savoir utiliser la messagerie Mélanie, l’outil Internet, le logiciel du courrier,

Ø eTemptation, SALSA

Savoir-faire

Ø Bonne capacité d’organisation et bonnes qualités d’adaptation, discrétion,

Ø Autonomie,

 Ø Bonnes qualités relationnelles,

Ø Travail en binôme,

 Ø Capacité à prendre des initiatives.

 

Personnes à contacter Laurence RICHY-MOURRE, secrétaire générale (04 73 43 17 30)

Référence :
Contrat :
CDD
Expérience :
Niveau d'étude :
Lieu de travail :
CLERMONT FERRAND
Date de création :
05/04/2018
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